Méthodes d’organisation , de classement
et de contrôle des magasins
1 Organisation des magasins et tâches administratives de la gestion des stocks
1.1.1. L’organisation des magasins
Le magasin est le lieu où sont
reçus, stockés et distribués tous les articles entrant dans l’entreprise .
L’organisation des magasins doit obéir à certains principes d’implantation,
d’entreposage, et de classement.
1.1.2. L’implantation
L’implantation dépend du matériel
entreposé dans le magasin. Le matériel
de petite dimension doit être rangé le plus prés possible du bureau du
magasin pour pouvoir le surveiller
facilement. Les articles de sorties fréquentes seront placés près du
point d’enlèvement le plus accessible.
Le matériel de grande dimension
doit être stocké prés de l’embranchement ferroviaire, quand il existe, pour un
déchargement rapide. Les voies d’accès devront permettre la manœuvre des engins
lourds : camions, chariots élévateurs…….
1.1.3 L’entreposage
Dans l’entreposage, il faut tenir
compte des mouvements même des articles stockés Par exemple, les articles qui
sortent fréquemment doivent être rangés près de la porte et ceux dont on n’a
pas souvent besoins seront laissés loin de la porte.
Il faut aussi éviter de ne
distribuer que les derniers articles arrivés parce que les autres articles
risquent d’être détériorés.
1.1.4 Le classement
Le magasin de stockage doit être
composé de zones qui sont des espaces pour l’entreposage du matériel de grande
dimension, et des casiers en bois ou métalliques qui servent à ranger les
articles de faible dimension.
Le classement est un dispositif
qui permet de repérer ces zones et ces casiers. Les zones sont généralement
désignées par des lettres et les casiers par des chiffres.
I.2 Tâches administratives de la gestion des stocks
1. 2.1 La normalisation des articles
Il s’agit de classer les articles selon le
degré de leur utilité. Il s’agit de déterminer les articles qui conviennent le
mieux aux besoins de l’entrepris et d’éliminer toutes les variétés superflues.
Ce classement à pour avantage la
réduction du nombre d’articles stockés et par conséquent du niveau général des
stocks et de leur coût
1.2.2 La classification des articles
La classification des articles
peut se faire selon un critère déterminé : L’origine du produit
,sa nature ou sa destination ce
qui peut faciliter l’identification des produits en magasin.
1.2.3 La symbolisation des articles
La symbolisation des articles
facilite leur classification, elle consiste à attribuer à chaque article un
symbole ou un code permettant son identification. La symbolisation peut être
alphanumérique ou numérique;elle est généralement aussi brève que possible Quand
elle est numérique , la symbolisation permet l’utilisation de l’informatique
dans la gestion des stocks.
1.3 .1 Le contrôle des entrées
Les entrées peuvent provenir soit des fournisseurs, soit des
autres services de l’entreprise( cas des produits finis). Elles doivent être
contrôlées quantitativement et qualitativement par le magasinier.
Pour les entrées en provenance des
fournisseurs, on établit un bon de réception.
Pour les entrées provenant des
autres services ( les ateliers par exemple ), on établit un bon d’entrée selon
le même principe que le bon de réception, mais dont l’usage est interne. Pour
respecter le principe du contrôle mutuel, ce bon doit être doublement signé par
le magasinier et par le service livreur.
Le bon d’entrée peut être établi
selon le modèle suivant :
1.3.2 Le contrôle des sorties
Les sorties sont destinées soit
aux services internes de l’entreprise, soit à l’extérieur (vers les clients)
Le contrôle est effectué grâce au
bon de sortie doublement signé par le magasinier et le service receveur.
Les sorties vers les clients sont
contrôlées par les bons de livraison.
1.3.3 Le contrôle des retours
Bien que ce ne soit pas un
mouvement normal, le retour au magasin d’articles déjà sortis et enregistrés
peut avoir lieu. C’est le cas d’annulation de commande ou d’ordres de
fabrication.
Le contrôle des retours est
généralement effectué à travers un document appelé « bon de retour »
comportant les mêmes information et ayant la même forme que le bon d’entrée.
1.3.4. Le contrôle des existants
Les fiches des stocks sont,
théoriquement, en mesure d’informer à tout moment le gestionnaire des stocks
sur les quantités stockées. Mais parfois les stocks réels ce concordent pas
avec les stocks indiqués par les fiches. Ce qui cause les ruptures des stocks
ou le sur stockage. Pour éviter ces erreurs, le contrôle des existants a lieu à
travers le dénombrement effectif des articles stockés ou l’inventaire. Celui-ci
est imposé par la loi. Il a lieu soit globalement en fin d’année, soit
catégorie par catégorie tout au long de l’année. Dans ce dernier cas
l’inventaire est dit tournant.
1.4. Les outils de gestion des stocks
Les stocks renferment plusieurs
types de marchandise. Pour les gérer, au-delà des règles de gestion présentées dans
le paragraphe précédent, le gestionnaire des stocks utilise les outils
suivants :
1.4.1 La nomenclature
La nomenclature des articles
stockés est une fiche qui comprend pour chaque article le numéro de code et une
désignation simple, précise et complète.
Elle fournit un langage commun (le
code) à tous ceux qui, dans l’entreprise, ont à connaître les stocks (le responsable du service achat, le
magasinier, le responsable de la production..). elle facilité ainsi la communication
entre les membres de l’entreprise et permet d’éviter les erreurs.
1.4.2 Les fiches de stocks
Ce sont des fiches qui portent les
renseignements nécessaires à l’entreprise concernant chacun
des articles stockés. Ces
renseignements sont le numéro de code de l’article, sa désignation, son unité
de comptage, les commandes en cours, le niveau du stock disponible en magasin
et les indices permettant de repérer les
articles à approvisionnement normal, à épuiser ou à éliminer, etc.…
Ces fiches sont généralement
classées selon un critère déterminé, choisi par le responsable des stocks.
Ce critère peut être le numéro de
code, l’ordre alphabétique…
Ces fiches sont tenues par le
gestionnaire du stock. Elles referment des éléments fixes concernant les stocks
tels que le numéro de l’article et sa désignation, des éléments révisables
comme le délai d’approvisionnement ou la consommation moyenne mensuelle de
l’article et des éléments variables comme la quantité disponible au magasin, la
quantité en commande, la quantité à commander, etc...
Dans le cas où le gestionnaire du stock a
son bureau dans le magasin, il peut reporter tous les renseignements relatifs
aux stocks sur les fiches de stocks et ne pas constituer des fiches
d’approvisionnement.