C'est qoui un ERP

Définition d'un ERP

L'acronyme ERP signifie " Enterprise Ressource Planning " traduit en français par Progiciel de Gestion Intégré ou PGI. ERP est le terme le plus couramment utilisé. Emanant d'un concepteur unique, un ERP est un progiciel qui permet de gérer l'ensemble des processus d'une entreprise intégrant l'ensemble de ses fonctions comme la gestion des ressources humaines, la gestion financière et comptable, l'aide a la décision, la vente, la distribution, l'approvisionnement, la production ou encore du e-commerce.

Le principe fondateur d'un ERP est de construire des applications informatiques correspondant aux diverses fonctions citées précédemment de manière modulaire sachant que ces modules sont indépendants entre eux, tout en partageant une base de données unique et commune au sens logique. L'autre principe qui caractérise un ERP est l'usage de ce qu'on appelle un moteur de workfow et qui permet, lorsqu’une donnée est enregistrée dans le système d'information(SI), de la propager dans les modules qui en ont l'utilité, selon une programmation prédéfinie. Ainsi, on peut parler d'ERP lorsqu'on est en présence d'un SI compose de plusieurs applications partageant une seule et même base de donnes, par le biais d'un système automatise prédéfini et éventuellement paramétrable, un moteur de workfow.

Quel périmètre de gestion couvre un ERP ?

La vocation d’un ERP est d'homogénéiser le Système d'Information de l'entreprise avec un outil unique qui est capable de couvrir un large périmètre de gestion, c'est-à dire :

•La gestion des achats

•La gestion des ventes

•La gestion comptable : comptabilité client, fournisseur, immobilisations, personnel

•Le contrôle de gestion

•La gestion de production (planification, ...)

•La gestion des stocks (logistique)

Un ERP est subdivisé en modules qui répondent chacun à un des domaines de gestion listés ci-dessus. On dit aussi que l’ERP est constitué de modules fonctionnels, chacun couvrant un périmètre de gestion de l’entreprise. Concrètement, par exemple, la saisie d'une vente génère automatiquement une écriture comptable en partie double dans le journal des ventes avec calcul automatique de la TVA collectée. Le grand livre et le compte de résultat sont automatiquement impactés.

Les différents environnements de travail d’un ERP

Un ERP contient généralement trois environnements de travail :

•Un « environnement de développement » qui permet d’adapter le progiciel standard à des besoins spécifiques de l’entreprise.

•Un « environnement de test » dit encore environnement de recette qui permet de réaliser des simulations. Ces simulations permettent de tester de nouveaux paramétrages et de vérifier le fonctionnement correct du progiciel par rapport à un processus de gestion donné (une vente, un achat, une sortie de stock, …)

•Un « environnement de production » qui correspond au progiciel utilisé par les gestionnaires de l’entreprise au quotidien.

Le travail en environnement de test est préalable au passage à l’environnement de production.

La phase de tests est souvent appelée recette informatique ou encore recette.

Pourquoi mettre en place un ERP : quels sont les bénéfices pour l’entreprise ?

Avant de mettre en place un ERP, chaque service avait son propre système d’information. Pour faire le lien entre ces différents systèmes, les situations suivantes se produisaient :

•Double voire triple saisie des mêmes informations dans des systèmes d’information distincts

•Au mieux, l’entreprise faisait développer des interfaces informatiques entre ses différents SI

Les bénéfices d’un ERP pour l’entreprise :

Eviter la redondance d’informations entre différents SI de l’entreprise.

•Disposer d’un outil multilingue et multidevises (très adapté aux multi nationales)

•Eviter des restitutions d’informations divergentes entre différents services et donc apaiser les conflits qui en résultaient

•Une meilleure coordination des services et du coup un meilleur suivi du processus de commande qui inclut la prise de commande, l’enregistrement d’une sortie de stock, l’expédition de la commande et l’émission d’une facture

•Une meilleure maîtrise des stocks

•Une normalisation de la gestion des Ressources Humaines, en particulier pour les entreprises qui gèrent de nombreuses entités, parfois géographiquement dispersées

L’ERP peut-t-il s’adapter aux règles de gestion d’une entreprise ?

Les ERP ont des fonctions standards qui s’adaptent aux principales règles de gestion des entreprises (achats, ventes, logistique, …). Cependant, chaque entreprise est unique et les ERP ne peuvent pas s’adapter en standard à tous les cas particuliers d’entreprises.

Deux solutions sont alors envisageables :

•Réaliser des développements spécifiques, souvent coûteux et techniquement risqués car pouvant impacter tous les modules

•Revoir les règles de gestion spécifiques pour les adapter au progiciel. Cette démarche implique une analyse préalable des processus et une réflexion à mener par la maîtrise d’ouvrage puis une bonne conduite du changement, lors de la mise en place du progiciel. En effet, les employés doivent être préparés à voir la nature de leur travail évoluer, à adopter de nouvelles règles de gestion et à abandonner les anciens logiciels qu’ils utilisaient.

Les phases d'un projet d'implémentation d'un ERP et la méthodologie des consultants

Un projet d’implémentation ERP est découpé en phases et chacune de ces phases fait appel à des compétences spécifiques :

•Etude préalable : Formalisation des règles de gestion, voire révision de ces règles, formalisation des spécifications fonctionnelles. Cette phase requière des compétences fonctionnelles et métier. Elle est souvent menée de front par des consultants fonctionnels extérieurs en étroite collaboration avec les employés du métier concerné.

•Les développements/paramétrages, rédaction du cahier de paramétrage

•La préparation et la réalisation des tests

•La formation des utilisateurs et l’accompagnement vers le changement

•La bascule de l’ancien vers le nouveau système, le contrôle de la reprise correcte des données (exemple : écriture comptable d’initialisation)

Quel est l'état actuel du marché mondial de produits logiciels pour les ERP ?

Des études annuelles menées par des cabinets de conseil et d'études permettent d'évaluer les parts de marché des grands éditeurs d'ERP propriétaires au niveau mondial et sur le marché français.

Et donc au fil de cette partie on va présenter aussi bien le marché mondial

que celui français des ERP sur la base de ce qu’on a vu précédemment.

Le marché mondial des ERP

Le schéma ci-dessous représente la répartition des parts de marché des principaux ERP en 2004 au niveau mondial. SAP dominait avec 40% des parts de marché.

Oracle qui avait racheté Peoplesoft détenait donc 22% des parts de marché.

Sage était bien placé en particulier avec une clientèle de PME.

Marché mondial des ERP(2009)

Quel est l'état de développement des ERP au Maroc ?

Au Maroc, les premiers grands projets ERP ont été initiés dès 1995. Des acteurs se sont installés sur le marché et des sociétés de services orientés ERP se sont développées et elles ont atteint un niveau de maturité et d'expérience. Des grandes entreprises publiques ont fait le pas en adoptant cette technologie, c’est le cas de l'OCP et l'ONE. D'autres organismes publics comme l'ONEP, l'ONT et le BRPM (Bureau de Recherches et de Participations Minières) affichent des ambitions sérieuses pour se doter d’ERP.

Quelles sont les perspectives de développement de cette technologie sur le marché local ?

Sur ce segment, le Maroc a quelques longueurs d'avance par rapport aux autres pays de la région. Les perspectives de développement sont orientées vers une capitalisation sur le marché local à travers l’élargissement des périmètres couverts pas les ERP au sein des entreprises, le changement de version ainsi que l’adaptation du contexte organisationnel et humain pour une meilleure utilisation de ces technologies. Parallèlement, les acteurs marocains s’intéressent de plus en plus à la région pour exporter leur savoir-faire.

Cependant, le développement des ERP est conditionné par la conjugaison des efforts de l’ensemble des intervenants de ce marché, ce qu’on pourra appeler "l'éco-système ERP". Concrètement, il faut avoir des éditeurs motivés et représentés au niveau local. En outre, les sociétés de service et de conseil doivent capitaliser et développer leur savoir-faire en fidélisant leurs compétences. Enfin, les clubs et les associations d'utilisateurs des progiciels ont intérêt à "mettre de la pression" sur les acteurs pour tirer le marché vers le haut.

Bilan de l’expérience marocaine

Selon les résultats d’une récente étude sur les ERP au Maroc, la majorité des projets installés jusqu’à présent ont enregistré des dérives en matière de délai et de budget. Les détails. Onze projets ERP sur quinze installés au Maroc ont connu des dérives en matière de délai et de budget. C’est ce que ressort d’une étude menée l’année dernière, par la filiale marocaine de l’ex-cabinet Andersen. Ces dérives sont la résultante de plusieurs facteurs qui ne sont pas liés à la qualité des ERP retenus par les entreprises. En premier lieu, l’absence d'une vision complète sur le périmètre du projet. En effet, en matière de choix d'ERP (licence et services), le processus de sélection au Maroc continue à être très fortement influencé par des considérations financières.

Ainsi, l’absence de vision sur l’ensemble des prestations à fournir dans de tels projets a pour conséquence de retenir les offres les moins chères (le moins disant) mais sur des périmètres non comparables. Lors de la mise en œuvre de ces solutions, les entreprises découvrent que certaines prestations importantes ne sont pas inscrites dans le contrat d’engagement du partenaire, comme la conduite du changement, la refonte des processus et de l'organisation, la gestion de projet et les développements spécifiques (transactions, interfaces, états, reporting, etc). C’est le cas aussi des clauses relatives à la formation des utilisateurs finaux et la préparation du démarrage et du support après le début de l’installation.

Ces travaux qui doivent faire l'objet d'une estimation et d'une négociation avec le partenaire entraînent une augmentation d’une manière significative le budget initial du projet (en moyenne de 50%). D’ailleurs, l’enquête menée par l’ex-cabinet Andersen montre que 60 % des projets ayant dérivé (délai et budget) ont été initialement estimés à moins de 10 millions de DH.

Sur la base de cette enquête, les rédacteurs de cette étude, préconise, entre autres, la nécessité d’implication poussée du top management dans la gestion du projet d’implantation de l’ERP au lieu de se contenter de confier cette responsabilité du seul directeur informatique.

Raisons et enjeux de la mise en place d'un ERP

La démarche de choix d'un ERP est adaptée à un contexte. Principalement, l'harmonisation et la modernisation des systèmes d'information de gestion pour répondre aux besoins d'évolution de l'organisation de l'entreprise.

Les contextes qui motivent les entreprises à intégrer un ERP dans leur système d'information sont extrêmement divers. Plusieurs raisons sont souvent à l'origine de ce choix :

• créer de la valeur : réduction de coûts, réduction du temps, amélioration de la productivité, de la qualité du service, de l'efficacité fonctionnelle, meilleure gestion des ressources, meilleure prise de décision.

. Il est issu d'un concepteur unique.

. Une modification sur un module provoque une mise à jour en temps réel des autres modules liés.

. Un ERP garantit l'unicité des informations, grâce à la centralisation des données dans  une base unique, accessible à tous les modules applicatifs.

. Un ERP facilite l'audit en cas de dysfonctionnement, permettant d'identifier facilement le ou les modules concernés, il est facile de retrouver et d'analyser l'origine de chaque information.

.Un ERP peut suffire à couvrir la totalité des besoins de l'entreprise en termes de système d'information (la nature modulaire de l'ERP permet également de l'implémenter  progressivement, module par module, selon les besoins).

il garantit l'unicité, la cohérence des informations qu'il contient puisqu'il n'a qu'une seule base de données au sens logique.

 Mais le choix d'un progiciel par rapport à un nouveau développement spécifique représente surtout une certaine sécurité et simplicité. L'entreprise voit aujourd'hui de nombreux avantages à adopter un progiciel. En effet, les logiciels spécifiques sont souvent générateurs de développements coûteux et risqués, d'un coût de maintenance élevé dans la mesure où la direction des systèmes d'information est seule face à une application, de coûts de développement comparables à celui d'un nouveau développement d'applications spécifiques lors d'inévitables évolutions. Sans compter l'obsolescence possible des matériels et logiciels de base qui les supportent et la perte de compétences sur cette application.

Dans les cas des progiciels, les maintenances et évolutions de produits, pour ce qui concerne les technologies ou les changements de réglementations, sont prises en charge par les éditeurs et les coûts sont repartis. L'entreprise n'est plus isolée et peut s'appuyer sur une communauté d'utilisateurs susceptibles de peser, plus ou moins sur les éditeurs de leurs progiciels.

Néanmoins, le principal frein à l'adoption d'un ERP est qu'il ne peut pas répondre intégralement aux spécifications fonctionnelles des utilisateurs et qu'il ne permet pas forcément le respect et la prise en compte de l'organisation de l'entreprise. Aucun éditeur ne présente de solutions immédiatement opérationnelles dans tous les environnements précis de ses clients.

Risques d'implantation d'un ERP

Aussi importants que soient les bénéfices potentiels associés à la mise en place d'un ERP en entreprise, l'élément risque demeure. La revue de presse CIO (la Gouvernance des Systèmes d'Information, 2010) rapporte que « 31% des entreprises ayant participé à une enquête sur l'implantation de solutions ERP indiquaient que leurs projets avaient dépassé leur budget, alors que 36% dépassaient leurs échéances ». C'est pourquoi la gestion du risque est importante dans ce type de projet. Quatre principaux risques majeurs sont identifiés pour l'implantation d'un ERP :

• Mauvaise qualité du système : la déficience d'un système est évaluée sur les critères suivants : fiabilité, efficacité, portabilité, convivialité, vérifiabilité et facilité de maintenance. La mauvaise qualité du progiciel peut mener à l'abandon du projet. Cette conséquence peut avoir des impacts relativement graves sur la santé financière de l'entreprise, sur la capacité de l'organisation à opérer, et sur la qualité des relations avec la clientèle.

• Dépassement du budget : le dépassement du budget correspond au fait que le projet a consommé davantage de ressources que prévues initialement. Cela peut entraîner l'abandon du projet.

• Dépassement de l'échéancier : le dépassement de l'échéancier correspond au fait que l'implantation d'un progiciel ERP a eu une durée plus grande que ce qui a été initialement prévue. Le non respect de l'échéancier peut avoir des impacts importants, surtout en présence de dates butoirs.

• Insatisfaction des utilisateurs : l'insatisfaction des utilisateurs a deux dimensions. Elle peut survenir en réaction au système ou en réaction au processus d'implantation. Dans le premier cas, cela est dû à une inadéquation entre les caractéristiques du système et les tâches que les utilisateurs ont à effectuer. Dans le deuxième cas, cela est dû au manque de participation des utilisateurs ou à l'ampleur du changement effectué durant l'implantation ; le changement engendré par le progiciel peut toucher plusieurs fonctions de l'entreprise selon le nombre de modules implantés et ainsi modifier radicalement les tâches des utilisateurs.

Progiciels spécialisés v.s ERP

Les  progiciels  spécialisés  sont  des  outils dédiés,  d'une part à un domaine fonctionnel spécifique et d'autre part à un type d'entreprise.

Choisir d'équiper une entreprise avec des progiciels spécialisés conduit, de fait, à un cloisonnement des différentes fonctions de l'entreprise.

Une conséquence immédiate est l'existence dans l'entreprise, d’une collection de systèmes d'information hétérogènes.

Les progiciels spécialisés ont actuellement l’avantage sur des niches comme les fonctions :

. De  gestion  des  entrepôts  (datawarehouse management).

. De la chaîne logistique (Supply Chain – SC).

. Des applications statistiques.

. De gestion de projets.

. De la connaissance et de l’influence des marchés.

L'approche proposée par les ERP's ou Progiciels de Gestion Intégrés, est radicalement différente de celle des  progiciels spécialisés.

Un ERP évite la création d'îlots applicatifs ayant chacun leurs propres règles de fonctionnement et leur référentiel.

En résumé :

Un progiciel spécialisé contribue à optimiser le bon fonctionnement de la fonction à laquelle il est dédié.

Remarque: progiciel spécialisé ⇒ niche

Chaque module d'un ERP est moins efficace qu'un progiciel spécialisé.

La véritable valeur ajoutée d'un ERP par rapport aux progiciels spécialisés réside dans le terme "intégration".