Méthodes d’organisation , de classement et de contrôle des magasins

Méthodes  d’organisation , de classement
et de contrôle des magasins

                                            

1 Organisation des magasins et tâches administratives de la gestion des stocks

1.1.1. L’organisation des magasins

Le magasin est le lieu où sont reçus, stockés et distribués tous les articles entrant dans l’entreprise . L’organisation des magasins doit obéir à certains principes d’implantation, d’entreposage, et de classement.

1.1.2.   L’implantation

L’implantation dépend du matériel entreposé dans le magasin. Le matériel  de petite dimension doit être rangé le plus prés possible du bureau du magasin pour pouvoir le surveiller  facilement. Les articles de sorties fréquentes seront placés près du point d’enlèvement le plus accessible.

Le matériel de grande dimension doit être stocké prés de l’embranchement ferroviaire, quand il existe, pour un déchargement rapide. Les voies d’accès devront permettre la manœuvre des engins lourds : camions, chariots élévateurs…….

1.1.3  L’entreposage

Dans l’entreposage, il faut tenir compte des mouvements même des articles stockés Par exemple, les articles qui sortent fréquemment doivent être rangés près de la porte et ceux dont on n’a pas souvent besoins seront laissés loin de la porte.

Il faut aussi éviter de ne distribuer que les derniers articles arrivés parce que les autres articles risquent d’être  détériorés.

1.1.4  Le classement

Le magasin de stockage doit être composé de zones qui sont des espaces pour l’entreposage du matériel de grande dimension, et des casiers en bois ou métalliques qui servent à ranger les articles de faible dimension.

Le classement est un dispositif qui permet de repérer ces zones et ces casiers. Les zones sont généralement désignées par des lettres et les casiers par des chiffres.

I.2 Tâches  administratives de la gestion des stocks

   1.  2.1  La normalisation des articles

 Il s’agit de classer les articles selon le degré de leur utilité. Il s’agit de déterminer les articles qui conviennent le mieux aux besoins de l’entrepris et d’éliminer toutes les variétés superflues.

Ce classement à pour avantage la réduction du nombre d’articles stockés et par conséquent du niveau général des stocks et de leur coût

1.2.2 La classification des articles

La classification des articles peut se faire selon un critère déterminé : L’origine du produit

,sa nature ou sa destination ce qui peut faciliter l’identification des produits en magasin.

1.2.3 La symbolisation des articles

La symbolisation des articles facilite leur classification, elle consiste à attribuer à chaque article un symbole ou un code permettant son identification. La symbolisation peut être alphanumérique ou numérique;elle est généralement aussi brève que possible Quand elle est numérique , la symbolisation permet l’utilisation de l’informatique dans la gestion des stocks.

1.3 .1 Le contrôle des entrées

Les entrées peuvent  provenir soit des fournisseurs, soit des autres services de l’entreprise( cas des produits finis). Elles doivent être contrôlées quantitativement et qualitativement par le magasinier.

Pour les entrées en provenance des fournisseurs, on établit un bon de réception.

Pour les entrées provenant des autres services ( les ateliers par exemple ), on établit un bon d’entrée selon le même principe que le bon de réception, mais dont l’usage est interne. Pour respecter le principe du contrôle mutuel, ce bon doit être doublement signé par le magasinier et par le service livreur.

Le bon d’entrée peut être établi selon le modèle suivant :

1.3.2 Le contrôle des sorties

Les sorties sont destinées soit aux services internes de l’entreprise, soit à l’extérieur (vers les clients)

Le contrôle est effectué grâce au bon de sortie doublement signé par le magasinier et le service receveur.

Les sorties vers les clients sont contrôlées par les bons de livraison.

 1.3.3 Le contrôle des retours

Bien que ce ne soit pas un mouvement normal, le retour au magasin d’articles déjà sortis et enregistrés peut avoir lieu. C’est le cas d’annulation de commande ou d’ordres de fabrication.

Le contrôle des retours est généralement effectué à travers un document appelé « bon de retour » comportant les mêmes information et ayant la même forme que le bon d’entrée.

1.3.4. Le contrôle des existants

Les fiches des stocks sont, théoriquement, en mesure d’informer à tout moment le gestionnaire des stocks sur les quantités stockées. Mais parfois les stocks réels ce concordent pas avec les stocks indiqués par les fiches. Ce qui cause les ruptures des stocks ou le sur stockage. Pour éviter ces erreurs, le contrôle des existants a lieu à travers le dénombrement effectif des articles stockés ou l’inventaire. Celui-ci est imposé par la loi. Il a lieu soit globalement en fin d’année, soit catégorie par catégorie tout au long de l’année. Dans ce dernier cas l’inventaire est dit tournant.

1.4. Les outils de gestion des stocks

Les stocks renferment plusieurs types de marchandise. Pour les gérer, au-delà des règles de gestion présentées dans le paragraphe précédent, le gestionnaire des stocks utilise les outils suivants :

1.4.1 La nomenclature

La nomenclature des articles stockés est une fiche qui comprend pour chaque article le numéro de code et une désignation simple, précise et complète.

Elle fournit un langage commun (le code) à tous ceux qui, dans l’entreprise, ont à connaître les stocks  (le responsable du service achat, le magasinier, le responsable de la production..). elle facilité ainsi la communication entre les membres de l’entreprise et permet d’éviter les erreurs.

1.4.2 Les fiches de stocks

Ce sont des fiches qui portent les renseignements nécessaires à l’entreprise concernant chacun

des articles stockés. Ces renseignements sont le numéro de code de l’article, sa désignation, son unité de comptage, les commandes en cours, le niveau du stock disponible en magasin et les  indices permettant de repérer les articles à approvisionnement normal, à épuiser ou à éliminer, etc.…

Ces fiches sont généralement classées selon un critère déterminé, choisi par le responsable des stocks.

Ce critère peut être le numéro de code, l’ordre alphabétique…

1.4.3 Les fiches d’approvisionnement

Ces fiches sont tenues par le gestionnaire du stock. Elles referment des éléments fixes concernant les stocks tels que le numéro de l’article et sa désignation, des éléments révisables comme le délai d’approvisionnement ou la consommation moyenne mensuelle de l’article et des éléments variables comme la quantité disponible au magasin, la quantité en commande, la quantité à commander, etc...

Dans le cas où le gestionnaire du stock a son bureau dans le magasin, il peut reporter tous les renseignements relatifs aux stocks sur les fiches de stocks et ne pas constituer des fiches d’approvisionnement.