Le Manuel de procédures comptables | Moyen pour renforcer le contrôle interne

1. Une meilleure traçabilité de l’information :

La traçabilité de l’information (ou chemin de Révision) se trouve définie de manière très détaillée dans le cadre du manuel de procédures comptables et plus particulièrement l’information  comptable  et  financière.  En  effet,  de  sa  source  jusqu'à  son  classement définitif, cette information ou opération est décrite dans son contenu et sa forme ainsi que tous les traitements qui y sont attachés. Ainsi une transaction d’achat est décrite depuis l’étape de l’expression du besoin jusqu’au classement définitif de la facture fournisseur en passant notamment par les étapes suivantes :

• L’établissement du bon de commande ;
• Approbation du bon de commande ;
• Réception de la commande ;
• Réception et comptabilisation de la facture du fournisseur ;
• Paiement de la facture
• Classement et archivage de la facture ;

L’intérêt d’une telle description et détail est de pouvoir à chaque instant remonter à la source de l’information et de s’assurer de sa fiabilité et de celle de tous les contrôles qui s’y sont exercés. Ainsi, si l’on souhaite s’assurer que la marchandise commandée est bien réceptionnée au niveau du magasin de l’entreprise et grâce au numéro de la commande et celui du bon de la réception vérifier sur les fiches des stocks tenues au niveau du magasin pour s’en assurer. Plus encore, les articles de la commande ne sont pas encore consommés ou vendus et grâce à leurs codes, on peut s’assurer de leur existence physique dans le magasin. Dans le cas où, ces articles auraient été vendus ou consommés, il est possible de les retrouver soit sur les factures de ventes pour les marchandises vendues ou sur les bons de sorties du magasin pour celles consommées en interne.

Comme on peut le constater, la description des procédures dans le cadre du manuel de procédures comptables permet de définir le chemin parcouru par chaque type de transaction du début jusqu'à la fin et de permettre ainsi l’exercice à posteriori de tous ces types de contrôles sur ces opérations.

Outre le fait que cette description permet de répondre à une obligation comptable, elle est de nature à renforcer le système de contrôle interne en assurant la matérialisation de toutes les transactions ayant une incidence sur les comptes de l’entreprise.

En conclusion, le système de contrôle devrait garantir la « Piste d’audit » à trois niveaux :

• Permettre la reconstitution chronologique des opérations ;
• Cheminement ininterrompu depuis toute information jusqu’à sa pièce d’origine (et inversement) ;
• Justification de l’évolution d’un solde entre deux arrêtés grâce à la conservation des mouvements comptables.

2. La mise en place des contrôles permanents, élément indissociable d’un véritable contrôle interne

L’existence de procédures internes assurant un contrôle permanent des opérations réalisées est de nature à renforcer l’efficacité du système de contrôle interne de l’entreprise. En effet, un système de contrôle interne efficace repose essentiellement sur la possibilité de réaliser à posteriori des contrôles sur le respect des procédures dans la réalisation des transactions et traitements. Ces contrôles pour être efficaces devraient être réalisés de manière permanente et universelle.

Le manuel de procédures décrit le fonctionnement de ces dernières et recense l’ensemble des contrôles devant assurer le respect de ces procédures. Ces contrôles devraient être matérialisés pour permettre des vérifications dans le temps. Ceci est la condition d’un système de contrôle interne fiable.

Il apparaît donc que les contrôles permanents et universels ne peuvent être mis en place que dans le cadre de procédures internes. Ces dernières, si elles sont écrites auront plus de poids et de valeur et permettront de responsabiliser davantage le personnel de l’entreprise et de réduire ainsi les risques de fraude et de détournement.

3. Meilleure séparation des tâches :

La séparation des tâches incompatibles est une règle essentielle dans la conception des organisations d’entreprises. En effet, séparer les tâches c’est faire des choix en matière de regroupement des différentes responsabilités au sein de l’entreprise. L’application de la règle de séparation des tâches consiste à ne pas confier à un même service ou à une même personne, des responsabilités jugées incompatibles. Ainsi, il serait déconseillé de confier à une même personne la responsabilité d’approuver aussi bien les commandes que leur paiement dans la mesure où il n’y aurait pas de possibilité de contrôle réciproque entre la fonction d’achat et de celle financière en matière de vérification des factures

d’achat. La séparation entre ces deux fonctions assure à l’entreprise la possibilité de contrôle de détection exercé par la fonction comptable sur les factures d’achats

Le manuel de procédures dans sa phase de conception répond à certains problèmes liés à la difficulté de séparer entre certaines fonctions ou tâches avec le souci de couvrir tous les risques d’erreur ou de fraude par la mise en place de contrôle de détection et de protection.

L’analyse faite dans le cadre de la conception du manuel de procédures s’avère une étape nécessaire dans le renforcement du système de contrôle interne.

4. Amélioration du degré d’harmonisation des comptes de l’entreprise par rapport aux normes comptables :

L’autre objectif du système de contrôle interne est d’assurer que les comptes produits par

l’entreprise sont réguliers, sincères et donnent une image fidèle de la situation financière et patrimoniale de l’entreprise. Cette régularité ne peut être atteinte que dans le respect des règles et normes comptables en vigueur.

L’entreprise est tenue donc légalement de rapprocher ses pratiques et règles comptables de celles prévues par les textes de loi et règlements en vigueur. Cette harmonisation devrait être faite par un expert comptable qui est le seul professionnel disposant des qualifications requises pour mener cette mission dans le respect des textes et dans l’intérêt de l’entreprise.

La contribution du manuel de procédures comptables dans le cadre de l’harmonisation des règles et pratiques comptables adoptées par l’entreprise est très appréciable dans la mesure où elle permet :

• Au personnel chargé de la tenue et établissement des comptes de disposer d’un référentiel unique au lieu d’une diversité de sources réglementaires et normatives ;
• De ne pas personnaliser les pratiques et les règles et d’éviter les interprétations individuelles de chacun des membres du personnel des textes de lois et règlements;
• De permettre aux utilisateurs des comptes une meilleure visibilité grâce à une définition plus exacte des règles et normes comptables et ce, de manière permanente ;
• Etc.

L’harmonisation des règles et normes comptables adoptées par l’entreprise constitue une obligation légale qui peut être satisfaite dans le cadre d’une mise en place d’un manuel de procédures comptables conçu par un professionnel.