le paramétrage de sage paie | fichier PDF

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Avant propos

Ergonomie du programme

Fenêtre d'application du logiciel ................18

Barre de titre.................................................... 18

Menus.............................................................. 18

Barre d'outils.................................................... 27

Barre d'état ...................................................... 29

Barre verticale ................................................. 29

Les commandes du menu Edition .............34

Créer................................................................ 34

Modifier............................................................ 34

Supprimer ....................................................... 35

Dupliquer ........................................................ 36

Editer .............................................................. 36

Importer .......................................................... 42

Les commandes du menu Options............44

Création en chaîne .......................................... 44

Recherche ....................................................... 44

Sélection.......................................................... 45

Les commandes de tri ..................................... 45

Arbre de visualisation ...................................... 47

Description des fenêtres............................49

Fenêtres de liste.............................................. 49

Fenêtres ou zones de saisie............................ 49

Fenêtre Ouvrir ................................................. 53

Fenêtre Enregistrer sous................................. 54

Quelle touche utiliser ? ..............................56

Equivalents clavier.................................... 58

Calculette Sage......................................... 61

Description de la calculette ..............................62

Conversion des devises ...................................67

Identification de l'utilisateur

Option Réseau

Commandes monopostes dans le

programme................................................ 76

Commandes monopostes dans une

société....................................................... 77

Accès uniques........................................... 78

Cas particuliers ......................................... 79

Initialisation d'une société

Enregistrement de la nouvelle société ...... 81

Création à partir d’un plan de paie

utilisateur ..........................................................82

Création à partir d’un Plan de Paie Sage .........82

Création à partir d’une société existante ..........82

Création à partir d’aucun dossier .....................83

Paramètres de paie................................... 84

Page 1 des paramètres de paie .......................84

Page 2 des paramètres de paie .......................88

Page 3 des paramètres de paie .......................92

Page 4 des paramètres de paie .......................97

Page 5 des paramètres de paie .....................101

Page 6 des paramètres de paie .....................104

Entête du dossier.................................... 108

Sommaire détaillé

© 2009 Sage 5

Onglet Coordonnées ..................................... 108

Onglet DADS-U ............................................. 109

Onglet Contacts............................................. 113

Importation d’une DADS-U ......................115

Assistant de création de société..............117

Menu Fichier

Nouveau ..................................................120

Ouvrir.......................................................121

Fermer .....................................................122

Transférer ................................................123

Vérifier .....................................................124

Utilitaires..................................................125

Imprimantes.............................................126

Liste des imprimantes.................................... 126

Les informations d’une fiche Paramètres

imprimante..................................................... 128

Date du jour .............................................131

Utilisateurs...............................................132

Créer un utilisateur ........................................ 133

Modifier un utilisateur .................................... 136

Supprimer un utilisateur................................. 136

Réinitialisation..........................................138

Reprise des données...............................139

Mot de passe ...........................................141

Carnet d'adresse .....................................142

Carnet d'adresses préenregistré ................... 142

Gestion des autres carnets d'adresses ..........144

Purge des historiques ............................. 145

Importation de données .......................... 146

Génération des cumuls ........................... 148

Importation d’une DADS-U ..................... 149

Paramètres ............................................. 150

Entête du dossier.................................... 151

Assistant société..................................... 152

Liste de l’assistant société..............................152

Les informations de la fiche Assistant

société ............................................................153

Paramètres de paie................................. 154

Paramètres de contrôles......................... 159

Onglet Natures ...............................................161

Onglet Heures Supplémentaires ....................162

Libellés de groupe................................... 166

Liste des libellés de groupe............................166

Les informations d’une fiche Libellé

de groupe .......................................................167

Mot de passe société.............................. 169

Edition de l’entête du dossier.................. 170

Edition des paramètres de paie .............. 171

Calendrier ............................................... 172

Alertes..................................................... 175

Paramétrage des alertes......................... 176

Liste Gestion des alertes................................176

Sommaire détaillé

© 2009 Sage 6

Les informations de la fiche Saisie

d’une alerte.................................................... 177

Alertes actives .........................................180

Liste des alertes ............................................ 180

Description de la liste .................................... 181

Traitement des alertes................................... 182

Les modules disponibles .........................183

Gestion multi-sociétés ................................... 183

Gestion de la formation ................................. 183

Gestion des carrières .................................... 183

Gestion des temps......................................... 183

Réimprimer ..............................................185

Préférences .............................................186

Paramétrage bulletins..............................190

Liste des Paramétrage des bulletins /

Liste des modèles.......................................... 190

Les informations de la fiche Bulletin

personnalisé .................................................. 191

Quitter......................................................197

Gestion multi-sociétés

Gestion de la confidentialité.....................200

Plan de paie.............................................201

Menu Fichier.................................................. 202

Menu Listes ................................................... 212

Menu Gestion ................................................ 225

Traitements multi-sociétés.......................226

Menu Gestion ................................................ 227

Menu Etats .................................................... 231

Menu G.A. ..................................................... 236

Plan de Paie Sage...................................237

Liste des constantes préparamétrées ............237

Menu Listes

Introduction, les fichiers de paie ............. 257

Fiches de personnel................................ 258

Liste des salariés............................................259

Les informations d’une fiche de personnel.....262

Description de la fiche du personnel ..............263

Historiques - Fiche du personnel....................319

Calendrier - Fiche du personnel .....................323

Documents .....................................................324

Documents - Pièces jointes............................326

Modifier une fiche de personnel .....................327

Supprimer une fiche de personnel .................330

Editer les fiches de personnel ........................330

Dupliquer une fiche de personnel...................332

Importer les fiches de personnel ....................334

Assistant de sortie ..........................................335

Périodes DADS-U ..........................................339

Analytique.......................................................340

Gestion des heures ........................................341

Paies ..............................................................342

Formations .....................................................342

Etats administratifs .........................................342

Alertes ............................................................383

Publipostage...................................................384

Constantes.............................................. 385

Liste des constantes.......................................385

Les informations d’une fiche Constante .........392

Rubriques................................................ 418

Liste des rubriques .........................................418

Les informations d’une fiche rubrique ............425

Natures d’heures..................................... 461

Sommaire détaillé

© 2009 Sage 7

Liste des natures d’heures ............................ 461

Les informations d’une fiche Nature

d’heures......................................................... 462

Questionnaire ..........................................473

Liste des questionnaires................................ 473

Les informations d’une fiche Question .......... 474

Organisations...........................................477

Listes des organisations................................ 477

Département.................................................. 478

Services......................................................... 479

Unités ............................................................ 479

Catégories ..................................................... 479

Etablissements ........................................482

Liste des établissements ............................... 482

Les informations d’une fiche Etablissement .. 483

Conventions collectives ...........................498

Liste des conventions collectives .................. 498

Les informations de la fiche Convention

collective........................................................ 499

Caisses de cotisations.............................500

Liste des caisses de cotisations .................... 500

Les informations de la fiche Caisse de

cotisations...................................................... 503

Contrats sociaux......................................525

Liste des contrats sociaux ............................. 525

Les informations de la fiche Contrat social.... 527

Plannings annuels modèles.....................529

Les informations de la fiche Planning

annuel modèle............................................... 530

Tables......................................................532

Listes des tables............................................ 532

Natures de contrat ...................................533

Liste des natures de contrat préparamétrées

..........................................................533

Les informations d’une fiche Natures

de contrat .......................................................534

Types d'entrée ........................................ 536

Liste des types d'entrée préparamétrés .........536

Les informations d’une fiche Types

d'entrée...........................................................537

Motifs d'absence ..................................... 538

Liste des motifs d'absence préparamétrés.....538

Les informations d’une fiche Motifs

d'absence .......................................................539

Motifs de départ ...................................... 540

Liste des motifs de départ préparamétrés......540

Les informations d’une fiche Motifs

de départ ........................................................541

Codes INSEE des emplois...................... 544

Liste des Codes INSEE des emplois..............544

Les informations d’une fiche Codes

INSEE des emplois ........................................545

Classification / qualification..................... 546

Liste des classifications / qualifications ..........546

Informations d’une fiche Classification

/ qualification ..................................................547

Fonctions Ircantec................................... 548

Liste des Fonctions Ircantec...........................548

Les informations d’une fiche Fonctions

IRCANTEC .....................................................549

Conditions de travail Ircantec.................. 550

Liste des conditions de travail Ircantec ..........550

Les informations d’une fiche Conditions

de travail IRCANTEC .....................................550

Contacts.................................................. 552

Liste des contacts...........................................552

Sommaire détaillé

© 2009 Sage 8

Les informations de la fiche Contacts............ 553

Nationalités..............................................555

Liste des nationalités préparamétrées........... 555

Les informations d’une fiche Nationalités ...... 556

Pays.........................................................557

Liste des Pays ............................................... 557

Les informations d’une fiche Pays................. 558

Fonction entreprise..................................559

Liste des fonctions entreprise........................ 559

Informations d’une fiche Fonctions

entreprise....................................................... 560

Modèle hebdomadaire ...........................562

Liste des modèles hebdomadaires................ 562

Les informations d’une fiche Modèle

hebdomadaire................................................ 563

Paramétrage billetage..............................565

Liste du paramétrage du billetage ................. 565

Les informations de la fiche Paramétrage

billetage ......................................................... 566

Table des prêts........................................567

Modélisation comptable...........................568

Comptes généraux ..................................570

Liste des comptes généraux.......................... 570

Les informations d’une fiche Compte

général........................................................... 571

Comptes auxiliaires .................................573

Liste des comptes auxiliaires......................... 573

Les informations d’une fiche Compte

auxiliaire ........................................................ 573

Axes d’analyse.........................................575

Les informations d’une fiche Axes

d’analytique ................................................... 576

Plans analytiques.................................... 577

Liste des plans analytiques ............................577

Les informations d’une fiche Plan

analytique .......................................................578

Comptes analytiques .............................. 580

Liste des comptes analytiques .......................580

Les informations d’une fiche Compte

analytique - Plan analytique société...............581

Gestion de plusieurs listes de comptes

analytiques (multi-plans analytiques) .............581

Ventilations analytiques .......................... 583

Liste des ventilations analytiques...................583

Les informations d’une fiche Ventilations

analytique .......................................................584

Les informations d’une fiche Ventilations

analytiques par salarié ...................................585

Journaux ................................................. 587

Liste des journaux ..........................................587

Les informations de la fiche Journal...............587

Ecritures.................................................. 589

Créer une pièce comptable ............................589

Modifier une pièce comptable ........................596

Edition du modèle ................................... 599

Menu Gestion

Bulletins modèles.................................... 602

Liste des bulletins modèles ............................602

Les informations d’une fiche Bulletin modèle .603

Bulletins salariés ..................................... 608

Liste des salariés............................................608

Description de la fenêtre Bulletins salariés

/ Liste des salariés..........................................608

Préparer un bulletin salarié ............................612

Bulletin de paie...............................................612

Sommaire détaillé

© 2009 Sage 9

Onglet Rubriques........................................... 616

Onglet Congés / absences ............................ 621

Onglet Heures de travail / HS........................ 629

Onglet Valeurs de base................................. 631

Onglet Bulletin calculé................................... 636

Assistant de préparation des bulletins........... 637

Détail des valeurs.......................................... 639

Calculer un bulletin salarié ............................ 640

Editer le bulletin de paie ................................ 643

Enregistrer le bulletin de paie........................ 645

Editer les plans de paie des salariés............. 645

Importer les valeurs de base et des

rubriques........................................................ 646

Préparation par rubrique..........................648

Acomptes.................................................651

Saisie des acomptes................................652

Consulter les acomptes enregistrés pour

un salarié....................................................... 656

Ordres de paiement des acomptes..........658

Paiement des acomptes................................ 659

Virements.................................................660

Edition de chèques ..................................664

Produits bancaires...................................666

Génération dans la paie...........................668

Prêts ........................................................670

Génération des heures ............................671

Gestion des heures..................................674

Planning annuel salarié ................................. 674

Plannings modèles / population..................... 675

Planning opérationnel.................................... 676

Feuille de temps .............................................680

Saisie des absences ............................... 686

Saisie d’une absence pour un salarié ............686

Planning opérationnel par population.............690

Feuille de temps par population .....................691

Impact sur le bulletin ......................................693

Calcul des heures ................................... 695

Calcul des heures supplémentaires........ 696

Contrôle des heures................................ 698

Enregistrement des heures..................... 700

Désenregistrement des heures............... 702

Import des congés Workflow................... 704

Calcul des bulletins ................................. 707

Edition des bulletins................................ 710

Forme et contenu d'un bulletin de paie ..........710

Procédure d'édition.........................................712

Commande des titres restaurant............. 716

Paiements ............................................... 718

Ordres de paiement ................................ 719

Virements des salaires............................ 721

Edition de chèques ................................. 724

Produits bancaires .................................. 726

Paiement par billetage ............................ 728

Clôtures................................................... 733

Clôture intermédiaire............................... 734

Sommaire détaillé

© 2009 Sage 10

Clôture mensuelle....................................736

Ouverture du mois ...................................740

Menu Etats

Livre de paie ............................................744

Fiche individuelle .....................................746

Mouvements de personnel ......................748

A propos de la Déclaration mensuelle

des Mouvements de Main d'œuvre ............... 748

Saisies préparatoires à la Déclaration

des Mouvements de Main d'œuvre ............... 750

Mouvements de personnel ............................ 753

Suivi des heures ......................................756

Plannings collectifs ..................................757

Plannings opérationnels ..........................758

Bordereaux de saisie...............................759

Feuille de temps ......................................761

Heures supplémentaires..........................763

Tableau de bord.......................................764

Etat des heures........................................766

Etat des absences ...................................767

Calendrier ................................................769

DUCS.......................................................771

Saisies préparatoires à l'édition de la

Déclaration Unique des Cotisations Sociales 773

Liste des Déclarations Uniques de

Cotisations Sociales ................................774

Paramétrer la DUCS ............................... 775

Assistant DUCS..............................................775

Caisses de cotisations....................................776

Créer une DUCS..................................... 777

Génération des ducs ......................................777

Initialisation d’une DUCS................................781

Exploiter les DUCS ................................. 783

Déclaration DUCS..........................................783

Dupliquer une DUCS......................................792

Supprimer une DUCS.....................................793

Purger la liste des DUCS ...............................793

Editer les DUCS...................................... 795

DUCS papier ..................................................795

Etat de contrôle DUCS ...................................796

Transmettre les DUCS............................ 798

Sage directDéclaration ...................................798

Déclaration Nominative des Assurés

de l’Assurance Chômage........................ 802

Liste des déclarations Nominative

des Assurés ............................................ 803

Créer....................................................... 805

Nouvelle déclaration.......................................805

Exploiter.................................................. 808

Entreprise .......................................................808

Salariés ..........................................................814

Etablissements ...............................................828

Supprimer.......................................................830

Purger.............................................................830

Contrôler ................................................. 832

Edition globale................................................832

Sommaire détaillé

© 2009 Sage 11

Transmettre .............................................833

Etats des cotisations................................834

Etats des cotisations................................835

Etat des cumuls .......................................837

Etat des cumuls par rubriques.................838

Etat des cumuls par constantes...............840

Personnalisés ..........................................842

Documents BTP.......................................843

D.N.A.S. (déclaration des salaires)..........844

D.N.A.C.P. (certificats de congé).............846

Etat annuel...............................................847

Menu Annexes

Passation comptable ...............................850

Lancement de la passation comptable.......... 850

Ventilation analytique en fonction des

bulletins ......................................................... 852

Génération..................................................... 853

Journal de contrôle ..................................856

Workflow congés .....................................858

Mise à jour des données Workflow..........859

Purge des congés....................................860

Consultation des congés .........................861

Duplicata de bulletin ................................862

Purge des duplicatas ...............................864

Modification en masse ............................ 865

Modification en masse des salaires ........ 866

Modification en masse des fiches

de personnel ........................................... 868

Modification en masse des états

de salarié ................................................ 873

Rappel des salaires ................................ 875

DIF Pilote ................................................ 876

Suivi des demandes de DIF.................... 877

Lettre absences formation DIF................ 882

Bilan social simplifié................................ 884

Bilan social.............................................. 886

Présentation du Bilan Social ..........................887

Indicateurs .............................................. 906

Liste Bilan social / Liste des indicateurs.........906

Les informations d’une fiche Saisie d’un

indicateur........................................................907

Liste des indicateurs du Bilan Social..............911

Indicateurs individuels............................. 913

Liste Bilan social / Indicateurs individuels ......913

Les informations de la fiche Indicateurs

individuels.......................................................914

Calcul du Bilan Social ............................. 917

Edition du bilan social ............................. 919

Archives globales.................................... 923

Créer la valeur de l’indicateur et sa

ventilation .......................................................924

Archives annuelles.................................. 925

Modifier les archives d'un salarié................... 925

Purge d'un Bilan social ............................928

Bulletins cumuls.......................................929

Consulter les cumuls de paie et l'historique

des bulletins................................................... 931

Documents .................................................... 940

Historiques administratifs .............................. 942

Changements de situation d’un salarié ......... 945

Recalcul des cumuls...................................... 946

Historisation des ventilations ...................948

Historiques des ventilations par

Département, Service, Unité,

Catégorie et Etablissement......................949

Historiques des ventilations par Salarié...950

Gestion de la participation .......................951

Paramétrage............................................953

Réserve spéciale .....................................956

Calcul R.S.P. ...........................................958

Calcul répartition......................................959

Répartition salariale.................................960

Liste Gestion de la participation /

Répartition ..................................................... 960

Les informations d’une fiche Répartition ....... 961

Verrouiller un Salarié.................................... 962

Répartition pour une population .................... 962

Annuler la Répartition.................................... 963

Déclaration...............................................964

Liste des constantes de la Participation ........ 965

Epargne salariale.....................................968

A propos de la Déclaration Annuelle

Des Salaires… ........................................ 970

Forme de la Déclaration .................................970

Contenu de la Déclaration..............................971

Le logiciel se charge de la Déclaration

Annuelle des Salaires.....................................972

Comment générer la Déclaration annuelle

des salaires ? .................................................972

Traitement TDS....................................... 974

Gestion DADS......................................... 975

Salariés................................................... 976

Etablissements........................................ 977

Rubriques................................................ 978

Traitements TDS..................................... 979

Génération des données sociales ..................979

Modification des données sociales.................983

Edition des états préparatoires.......................994

Ircantec.........................................................1000

Transfert TDS...............................................1010

Transfert DADS B.........................................1016

Assistant DADS-U................................. 1019

Dads-U.................................................. 1020

Liste des déclarations Dads-U.............. 1021

Paramétrer la DADS-U ......................... 1023

Assistant Dads-U..........................................1023

Paramètres Dads-U......................................1023

Formats honoraires ......................................1028

Bénéficiaires.................................................1029

Honoraires....................................................1032

Créer..................................................... 1035

Nouvelle déclaration.................................... 1035

DADS-U rectificative.................................... 1038

Ajout de salariés.......................................... 1041

Exploiter.................................................1043

Entreprise .................................................... 1043

Salariés........................................................ 1049

Etablissements ............................................ 1082

Honoraires................................................... 1085

Supprimer.................................................... 1088

Purger.......................................................... 1088

Contrôler................................................1090

Comparateur Dads-U .................................. 1090

IRC / IP........................................................ 1091

Prud’hommes .............................................. 1092

Entreprise .................................................... 1093

Etablissements ............................................ 1093

Salariés........................................................ 1094

DADS-U CTL............................................... 1094

Contrôle par export...................................... 1095

Editer .....................................................1096

Edition globale............................................. 1096

Entreprise .................................................... 1097

Etablissements ............................................ 1097

Honoraires................................................... 1097

Périodes/Changements............................... 1098

Transmettre ...........................................1099

Sage directDéclaration ................................ 1099

DADS-U Assurances .............................1101

Liste des déclarations Assurances ........1102

Créer (déclaration assurance) ...............1104

Nouvelle déclaration

(déclaration assurance)............................... 1104

Exploiter (déclaration assurance) ......... 1107

Entreprise (déclaration assurance) ..............1107

Salariés (déclaration assurance)..................1112

Etablissements (déclaration assurance) ......1119

Supprimer (déclaration assurance) ..............1121

Purger (déclaration assurance) ....................1121

Contrôler (déclaration assurance)......... 1123

Edition globale (déclaration assurance) .......1123

DADS-U CTL (déclaration assurance) .........1123

Transmettre (déclaration assurance) .... 1125

Sage directDéclaration .................................1125

Menu Gestion Avancée (G.A.)

Touches disponibles ............................ 1128

Codes mémo......................................... 1131

Modèles préparamétrés ........................ 1132

Modèles Listes .............................................1133

Modèles Documents.....................................1153

Modèles Formulaire......................................1166

Sélections ............................................. 1190

Créer une sélection ......................................1191

Modifier / Supprimer une sélection...............1197

Editions ................................................. 1199

Sélection du modèle.....................................1200

Choix de la sélection ....................................1200

Lancement de l'édition..................................1201

Edition d'un état personnalisé ......................1205

Modèles publipostage ........................... 1216

Publipostage ......................................... 1226

Format d’Importation............................. 1229

Créer un format d’importation...................... 1229

Procédure de l’importation........................... 1233

Menu ? (Aide)

Aide........................................................1235

Manuels électroniques...........................1236

Avant-propos ............................................... 1236

Utilisation du manuel électronique............... 1236

Assistant Paie Sage...............................1237

Sage sur le web.....................................1238

Actualiser les droits d’accès au portail...1239

Mise à jour du plan de paie Sage ..........1240

Mise à jour des coordonnées

bancaires ...............................................1242

A propos de ...........................................1245

Importations & exportations de données

Procédure d'importation.........................1249

Formats de fichiers et symboles utilisés...... 1252

Importation et exportation des fiches

de personnel..........................................1253

Importation des fiches du personnel............ 1253

Exportation (Transfert) des fiches de

personnel..................................................... 1301

Exportation vers les produits bancaires....... 1302

Importation et exportation des ventilations

analytiques et écritures comptables ......1303

Importation des ventilations analytiques

et écritures comptables ............................... 1303

Exportation ou édition des ventilations

analytiques ou écritures comptables ........... 1310

Exportation et Importation des listes..... 1311

Exportation des listes ...................................1311

Importation des listes ...................................1312

Importation et exportation des codes

et ruptures DUCS.................................. 1364

Exportation des codes et ruptures DUCS ....1364

Importation des codes et ruptures DUCS.....1364

Structure du fichier des bénéficiaires ...........1366

Structure du fichier des honoraires ..............1367

Transfert de l’épargne salariale ............ 1369

Transfert sur fichier aux normes TDS ... 1371

Transfert de la DUCS............................ 1386

Importation et exportation des bulletins

salariés.................................................. 1395

Exportation (Transfert) .................................1401

Bulletins cumuls .................................... 1403

Procédure d'importation ...............................1403

Exportation (Transfert) .................................1408

Fichier Paiements exporté vers les

logiciels de l'offre bancaire.................... 1410

Formats en importation de données ..... 1411

Annexes techniques

Annexe 1. DADS-CRC : Tables de

codification............................................ 1417

Annexe 2. Gestion Avancée et

Bulletins personnalisés ......................... 1422

Renseignements disponibles .......................1422

Critères de sélection disponibles..................1455

Sauvegarde des fichiers de la G.A...............1475