Guide Pratique pour la Clôture d'un exercice social

Avant la clôture l'exercice social clos le 31/12/N, je vous présente un petit guide sous forme des recommandations à suivre :

Capital social :

- Si le capital a connu une augmentation durant l’exercice N, vérifier l’existence d’un PV de AGE et vérifier que les charges engagées suite à l’opération soient comptabilisées au compte 2113 FRAIS D’AUGMENTATION DE CAPITAL, et amortis sur 5 ans.

Dettes de Financements :

- Pour les crédits CMT, Rapprocher les emprunts aux contrats, et le solde comptable au 31/12/N de compte 1481 avec le montant restant dû apparu sur le tableau d’amortissement.

- Rapprocher aussi les intérêts sur emprunts aux contrats.

Immobilisations :

- Faites un inventaire physique des immobilisations, et s’assurer que tous les éléments existant sont comptabilisés et inscrits dans l’actif de la société.

- Pour les cessions, retraits des immobilisations, vérifier qu’ils soient faits l’objet du calcul de la VNA, et que le prix de cession soit déclaré et la TVA soit régularisée.

- Mettre à jour le plan d’amortissement, pour chaque immobilisation inscrit dans l’actif.

- Au niveau des amortissements, vérifier que le cumul des amortis pour chaque immobilisation est inférieur ou égal à la valeur d’entré.

- Vérifier que les immobilisations en non valeurs totalement amortis, sont annulées dans la comptabilité.

STOCK :

- Vérifier l’annulation du stock initial,

- Vérifier la constatation du stock final, et se procurer le PV d’inventaire du stock au 31/12/N.

- Vérifier la constitution des provisions pour le stock

- Pour la marchandise défecteuse, cassée, non conforme se procurer un PV de mise en rebut, et faire appeller un huissier de justice pour constater la mise en rebut de la m/ses

Comptes Clients :

- S’assurer de l’existence d’une analyse extra- comptable des comptes clients.

- S’assurer que tous les soldes clients passés au 3421 sont débiteurs, et pour les soldes créditeurs, vérifier leur virement au compte 4421 CLIENTS AVANCE ET ACOMPTES.

- Vérifier le virement des comptes clients, douteux ou litigieux, au compte 3424 CLIENTS DOUTEUX ET LITIGIEUX,

Comptes Fournisseurs :

- S’assurer de l’existence d’une analyse extra- comptable des comptes fournisseurs.

- S’assurer que tous les soldes fournisseurs passés au 4411 sont créditeurs, et pour les soldes débiteurs, vérifier leur virement au compte 3411 FOURNISSEURS AVANCE ET ACOMPTES.

Comptes TVA :

- L’analyse des comptes TVA facturée, en rapprochant le solde TVA 4455 avec le solde client apparu sur la balance. (en vraisemblance, pour un taux TVA facturée à 20%, le solde clients/6, doit égal le solde TVA facturée)

- L’analyse des comptes TVA récupérable.

Comptes Trésorerie :

- Préparation des Etats de rapprochement bancaires pour chaque banque au 31/12/N, ces états doivent motionnées pour chaque compte bancaire :

** Les chèques émis et non encore débiter par la banque.

** les chèques remis à l’encaissement et non encore crédité par la banque

- S’assurer de la concordance des effets et chèque en portefeuille, avec les montants comptabilisés en 3425 (effets à recevoir- ou effets en portefeuilles), et le compte 51111 chèques en portefeuille.

- Se procurer un PV sur le rapport de Caisse, qui doit manifester l’inventaire physique des pièces en caisse au 31/12/N par pièces et par quantité. Ce rapport à signé par le régisseur, et un ou deux autres supérieurs hiérarchie.

Exemple :

** 02 pièces de 200 dirhams = 400.00 dhs

** 10 pièces de 100 dirhams = 1000.00 dhs

** 03 pièces de 50 dirhams = 150.00 dhs

** 02 pièces de 20 centimes = 40,00 cts

Total solde caisse au 31/12/N est de 1550,40 dirhams.

- Apurer le compte VIREMENT DE FONDS : 5115

- Analyse compte caisse : s’assurer que la caisse est toujours débitrice dans le grand livre comptable, jour par jour durant toute l’année

Les Charges :

- Vérifier que les charges leasing, soient rapprochées aux contrats

- Vérifier que les charges loyers, soient exhaustives et rapprochées aux contrats et aux loyers précédents

** pour les loyers, à vérifier aussi est ce qu’il y a une charge constatée d’avance pour le dernier mois de l’année (parfois on trouve dans quelque contrat que le loyer commence de 05/12/N au 04/01/N+1)

- Charges d’assurances, rapprochés aux contrats, avec vérification des charges constatés d’avances.

- S’assurer que tous les matérielles de transports de la société sont assurés et passés dans la comptabilité.

- S’assurer de l’exhaustivité des charges de téléphones, mois par mois, et ligne par ligne

- Vérifier l’exhaustivité des charges d'Eau et d'Electricité. Et faites provisionné en Fournisseurs factures non parvenue, la consommation de mois 12/N, facturée en 01/N+1

- Vérifier l’exhaustivité des charges d’impôts et Taxes (s’assurer de l’existence des quittances de TP, TU, Vignette, …).

- Pour les achats de mois 01/N+1, vérifier les BL, est ce qu’il ya une daté en N, qui doit fait l’objet d’une provision en N.

- S’assurer que les charges personnelles soient vérifiées avec la déclaration des traitement et salaires (EX état 9421).

- Constater les dotations aux amortissements au 31/12/N,

Les Ventes :

- Valider le chiffre d'affaire avec le service commercial.

- Vérification du Suivi Numérique de la Série des Factures de Vente.

- Confirmer avec le service commercial, la dernière facture facturée en N, et aussi le dernier BL édité et que la marchandise dont l’objet est livrée et non.

- Vérifier les livraisons clients en N, à facturer en N+1pour les comptabiliser en CLIENT FACTURE A ETABLIRE et les marchandises facturées en N, et que la livraison soit en N+1, à comptabiliser en PRODUITS CONSTATE D’AVANCE

- Vérifier les retours, les avoirs, remise, retournes, rabais, non encore facturé en N.

Divers débiteurs et divers créanciers :

- Apurer le compte transitoire ou d’attente : 3497.

- Confirmation écrite du solde Compte Courant avec les associés de la Sté.